ما هي أتمتة المكاتب؟ تقديم ومراجعة مزايا التشغيل الآلي للمكاتب للشركات

—————- تقرير إعلان —————–

إذا كنت صاحب عمل ، فأنت على دراية بمشاكل المهام التنظيمية اليومية والمتكررة ، وقد تضطر حتى إلى القيام ببعض الأعمال بنفسك. ولكن مع نمو عملك ، يزداد حجم العمل الذي تقوم به ومقدار القوى العاملة التي تحتاجها للقيام بذلك. في مثل هذه الحالات ، يعد استخدام التشغيل الآلي للمكاتب خيارًا جيدًا للتخلص من المهام المكررة وتقليلها. في هذا التقرير القصير ، سنحدد أتمتة المكاتب ونفحص فوائد أنظمة أتمتة الأعمال.

 

تعريف أتمتة المكاتب

السؤال الأول الذي يطرح نفسه هو ما هي أتمتة المكاتب؟ في أبسط تعريف ، التشغيل الآلي للمكاتب هو الحل الذي يقلل من عبء العمل ويزيد من الإنتاجية في مؤسستك عن طريق أتمتة المهام المتكررة واليومية. يمكن أن تكون هذه الحلول مشابهة للتقنيات التي استخدمتها من قبل. أتمتة المراسلات المكتبية ، على سبيل المثال ، تشبه إلى حد بعيد أنظمة البريد الإلكتروني ، باستثناء أن أنظمة أتمتة المكاتب تسمح بالتصنيف والاستجابة الذكية والإحالة والتوقيع الإلكتروني ومراقبة عمليات الرسائل المكتبية.
تُعرف هذه الحلول في إيران بأنظمة التشغيل الآلي للمكاتب ، لكن اسمها الدولي هو ECM.. تعد أتمتة المراسلات ورقمنتها في تنظيم وإدارة وتصنيف الوثائق التنظيمية الجزء الرئيسي في تحديد أتمتة المكاتب. ومع ذلك ، يمكن أن تقدم حلول التشغيل الآلي للمكاتب مجموعة متنوعة من القدرات الأخرى. وتجدر الإشارة إلى أن شركة Faragstar هي أحد المزودين الرئيسيين لأتمتة العمليات الإدارية والتنظيمية في إيران. لمزيد من المعلومات حول خدمات Faragostar ، يمكنك زيارة موقع الشركة على www.faragostar.net.

 

مزايا استخدام أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب

الآن بعد أن أصبحت على دراية بتعريف التشغيل الآلي للمكاتب ، سنقدم لك بعض الفوائد الرئيسية والأكثر جاذبية لأنظمة التشغيل الآلي للمكاتب:
1- تقليل التكاليف وزيادة الإنتاجية
يدرك المدراء الذين يعرفون ما هو نظام التشغيل الآلي للمكاتب فوائده في تقليل حجم المهام المتكررة. لا حاجة للقيام بمهام متكررة تسمح لك باستخدام قواتك للقيام بمهام أكثر أهمية. وبالتالي ، فإن الأتمتة توفر التكاليف وتسمح للشركات بتحسين هوامش ربحها.
أنظمة أتمتة المكاتب ، على سبيل المثال ، تستخدم تقنيات الاتصالات السلكية واللاسلكية والاتصالات السلكية واللاسلكية لتمكين الموظفين من العمل عن بعد. من خلال القضاء على الحاجة إلى الرحلات الطويلة ، يمكن أن يؤدي ذلك إلى توفير التكاليف وزيادة الإنتاجية في نهاية المطاف.
2- تقليص الأعمال المكتبية
في كل منظمة ، يتم إجراء مراسلات إدارية مختلفة. تتمتع أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب بالقدرة على أتمتة هذه المراسلات المكتبية ورقمنتها. هذا يقلل بشكل كبير من استخدام الورق في الخطابات والمراسلات ، وله العديد من الفوائد ، بما في ذلك خفض التكاليف وحماية البيئة.
3- زيادة سرعة المنظمة
تساعد أتمتة المكاتب على زيادة سرعة الحركة وقدرات اتخاذ القرار في المنظمة. تقوم هذه الأنظمة بذلك من خلال التحليل المستمر للبيانات المتعلقة بالأداء التنظيمي ، ومن خلال فحص حجم مدخلات ومخرجات العمل ، فإنها تُظهر للمديرين أي جزء من المنظمة يحتاج إلى مزيد من الاهتمام. الوعي بأداء المنظمة ، يحسن عملية صنع القرار للمديرين وبالتالي يزيد من سرعة المنظمة.
بالطبع ، يعتمد مقدار البيانات والتقارير على نوع الأتمتة المتوفرة في برنامج التشغيل الآلي الذي تستخدمه. هذا هو المكان الذي يلعب فيه BPMS دوره كبرنامج مكمل لأنظمة التشغيل الآلي للمكاتب. نظرًا لاستخدام BPMS ، يمكن للمؤسسات تحويل بياناتها غير المهيكلة إلى بيانات منظمة ، وبالتالي من خلال جعل البيانات أكثر قيمة ، تحليلها وإدارتها کردن. يوفر برنامج إدارة عمليات الأعمال أو برنامج BPMS المزيد من القدرات لإدارة العمليات التنظيمية.
4- زيادة إمكانية الرقابة والمتابعة على الشؤون
لتحسين إشرافها ، تحتاج كل منظمة إلى إنشاء ترتيب معين في عمليات عمل موظفيها. يساعد وجود نظام أتمتة مناسب للمكاتب على تبسيط هذه العملية من خلال تبسيط العمليات. في هذه الحالة ، يمكنك تتبع كل الأعمال والتأكد من أن خطوات عمل المنظمة تتم بشكل صحيح.
ومع ذلك ، إذا كان من الصعب التعامل مع النظام ، فقد يأتي بنتائج عكسية ويسبب اضطرابًا. لذا فإن اختيار برنامج التشغيل الآلي للمكاتب يعد أمرًا في غاية الأهمية.
5- زيادة المزايا التنافسية
امتلاك ميزة تنافسية أمر لا بد منه لأي عمل تجاري. هذا أمر طبيعي بالنظر إلى المنافسة الشرسة في السوق. يمكن لأنظمة أتمتة المكاتب أن تخلق مزايا تنافسية بعدة طرق. إحدى هذه الطرق هي زيادة توجه العملاء.
في الماضي ، كان على العملاء القيام بالكثير من الأعمال المكتبية لمواكبة عملهم ، وفي بعض الأحيان كانوا يضطرون إلى العودة في اليوم التالي بسبب غياب الموظفين. لكن اليوم يمكن للعملاء الوصول بسهولة إلى المستندات المتعلقة بأنفسهم في المؤسسات من خلال نظام التشغيل الآلي للمكاتب ، وإصلاح أي مشاكل فيها حتى تتم عملية متابعة أعمالهم الإدارية بسرعة.
6- تخزين البيانات وتصنيفها
تعد صيانة المعلومات وتصنيفها في المنظمات حاجة ملحة ، وأنظمة التشغيل الآلي للمكاتب ، مع القدرة على تخزين جميع الوثائق السرية والمهمة المتعلقة بالمنظمة ، تلبي هذه الحاجة. تتمتع هذه الأنظمة أيضًا بالقدرة على فصل جميع أنواع المستندات والصور والملفات وتتمتع بمستوى عالٍ جدًا من الأمان. لهذا السبب يمكنك استخدامها بأمان لتخزين معلوماتك.
7- التقليل من الأخطاء البشرية
تتمثل إحدى مزايا أتمتة المكاتب في الحد من الخطأ البشري. في الواقع ، مع رقمنة العمليات الإدارية ، تصبح المهام المكررة وغير المجدية مستحيلة. يمكن للمؤسسات التجارية الكبيرة استخدام نظام إدارة المحتوى الإلكتروني لمراقبة محتوى المشاريع والأنشطة الكبيرة ، وستعمل هذه المراقبة على تقليل الأخطاء المتعلقة بعمليات تسجيل المستندات.
تعد القدرة على جدولة التطبيقات وكذلك أنظمة التذكير من الميزات الأخرى التي تقلل من الأخطاء في الأعمال.
8- القدرة على تبادل البيانات
تعد القدرة على تبادل المعلومات بين الموظفين وحتى مع البرامج الأخرى جزءًا أساسيًا من أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب. على سبيل المثال ، يمكنك بسهولة نقل المعلومات من برنامج Fragster Automation إلى برامج أخرى باستخدام Extra API.
بالإضافة إلى رقمنة المراسلات ، تساعد أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب أيضًا في تحسين الاتصالات الخارجية للشركة. بحيث يمكنك التواصل بسهولة مع المؤسسات الأخرى التي تستخدم أنظمة التشغيل الآلي باستخدام بروتوكول ECE دون استخدام الورق.
يعد إرسال الملفات والمراسلات على الفور ميزة أخرى لأنظمة التشغيل الآلي للمكاتب التي يمكنها زيادة سرعة الموظفين وتحسين إنتاجيتهم.
9- إدارة أكثر دقة
يعد نظام التشغيل الآلي للمكاتب أكثر كفاءة من أي نظام آخر للشركات ويمكنه زيادة دقة العمل في الأنشطة اليومية. بالإضافة إلى ذلك ، عادة ما تكون هذه الأنظمة مجهزة بنظام BPMS ويمكنها أتمتة إدارة العمليات التنظيمية ، مما يجعلها أكثر دقة.
باستخدام هذه الأنظمة ، يمكن لإدارة المنظمة مراقبة أداء موظفيها بدقة وإخطارهم في حالة الانقطاع أو الخطأ. لذلك ، لم يعد المديرون بحاجة إلى مراقبة عملية عمل الموظفين شخصيًا ، ولكن يمكنهم مراقبة أداء المنظمة من أي مكان وباستخدام النظام.
10- زيادة سرعة عمل الأشياء
تتمثل إحدى الفوائد الرئيسية لأتمتة المكاتب في زيادة سرعة العمل في المؤسسة. ترجع هذه الميزة جزئيًا إلى رقمنة العمليات وإلغاء الحاجة إلى السفر للقيام بأعمال إدارية. تستخدم الشركات التي تدرك جيدًا فوائد أتمتة المكاتب هذه الأنظمة لتمكين موظفيها من أداء واجباتهم بشكل جيد في أي مكان وفي أي وقت. تساعد هذه الأنظمة على تحسين العمليات عن طريق أتمتةها ، مما يقلل بدوره من الوقت المستغرق لإنجاز المهام.

 

الكلمة الأخيرة

أصبح استخدام أنظمة التشغيل الآلي في الأعمال شائعًا للغاية. هذا يوفر الكثير من الوقت والمال للمؤسسات ويسمح لهم بتركيز قوتهم العاملة على القضايا التي تهم الشركة. Faragstar هي واحدة من الشركات الرائدة ذات الخبرة في مجال أتمتة المكاتب في إيران ، والتي يمكنها تنفيذ هذا النظام في عملك أو مؤسستك والاستفادة من مزايا أتمتة الشؤون والعمليات. لمعرفة المزيد حول هذه المجموعة وطلب عرض توضيحي مجاني لنظام التشغيل الآلي للمكاتب ، يمكنك اتباع الرابط www.faragostar.net/automation.
مصدر : موقع تسنيم الاخباري