4 ترفند هوشمندانه Google Sheets که برای تقویت سازمانم استفاده می کنم

در طول چهار تا پنج سال گذشته، من تلاشی هماهنگ کرده‌ام تا تلاش کنم سازمان یافته تر شوند. این فقط به معنای تمیز کردن کشوهای میز نیست — من سعی می کنم از نظر دیجیتالی سازماندهی بیشتری داشته باشم. من صندوق های ایمیل قدیمی کاملاً آشفته بودند، و جستجوی یک ایمیل در میان هزاران نفر مانند یک کار طاقت فرسا بود. به‌علاوه، هرگز نمی‌توانستم این کار را به سرعت انجام دهم، و باعث می‌شد که تیمم وقتی به یکی در محل در طول جلسه نیاز داشتم، اذیت شود.

من همیشه با صفحات گسترده بهترین نبوده‌ام، اما آنها را برای بخش‌های خاصی از زندگی‌ام فوق‌العاده مفید یافته‌ام. این روزها، من چیزهای زیادی را در Google Sheets دنبال می کنم — بودجه ماهانه من در یک برگه است و من و همسرم حتی از یکی برای ذخیره لیست دعوت کارت کریسمس خود استفاده می کنیم. در حالی که من یک حسابدار نیستم و هر روز از صفحه‌گسترده‌ها برای کار استفاده نمی‌کنم، اما راه‌هایی برای گنجاندن آن‌ها در روال خود پیدا کرده‌ام.

برخی از افراد ممکن است نخواهند با صفحات گسترده در زندگی شخصی خود سر و کار داشته باشند، اما من آنها را برای من بسیار مفید دانستم. فهرست کردن موارد در ستون‌ها و ردیف‌ها و ردیابی بر اساس فرمول‌ها ارزشمند است. در طول سال‌ها، من چند نکته و ترفند کاربردی Sheets را انتخاب کرده‌ام که ثبت جنبه‌های مختلف زندگی را بسیار آسان‌تر کرده است. بگذارید چند مورد را به اشتراک بگذارم.

یک Sparkline اضافه کنید تا چیزها را زیباتر کنید

این با من به عنوان یک یادگیرنده بصری صحبت می کند

Sparkline می تواند به شما کمک کند الگوهای موجود در داده های خود را کشف کنید و آنها را در قالب یک نمودار یا نمودار زنده کنید. اگر تمام روز به صفحه‌گسترده‌ها خیره شوید، می‌تواند چشمانتان را براق کند یا احساس خستگی باورنکردنی کنید. اما، اگر می‌خواهید داده‌ها را از نگاه کردن به نمودار یا نمودار تشخیص دهید، هضم آن می‌تواند بسیار آسان‌تر باشد. این برای من فوق‌العاده مهم است زیرا می‌خواهم ماهانه هزینه‌هایم را در ماه پیگیری کنم. این می‌تواند داده‌ها را از یک ماه به ماه دیگر ببرد و به من نشان دهد که در یک دوره زمانی مشخص چقدر خوب عمل کرده‌ام.

برای ورود به Sparkline، فقط می توانید به درج کنید منوی کشویی، روی آن کلیک کنید تابع، و سپس به Sparkline در زیر مجموعه همه. شما همچنین می توانید فقط تایپ کنید =SPARKLINE() و محدوده سلول های بین پرانتز را پر کنید. این داده ها را می گیرد و یک نمودار یا نمودار ایجاد می کند. می‌توانید بین نمودار خطی، نمودار میله‌ای و موارد دیگر یکی را انتخاب کنید و همچنین رنگ‌های متفاوتی به آن‌ها بدهید تا بهتر تشخیص دهید که کدام یک با کدام داده صحبت می‌کنند. این یک راه سرگرم کننده برای تحسین برانگیز کردن نحوه صحبت کردن داده های شما با شما است.

هایپرلینک به یک سایت خارجی

لینک های خود را تمیز کنید و زیبا جلوه دهید

اعتبار: Google / Pocket-lint

به عنوان یک نویسنده، دوست دارم تمام داستان هایی را که می نویسم پیگیری کنم. من یک برگه عظیم دارم که تمام عناوین داستان هایم و همچنین پیوندها را در آن ذخیره می کنم. به جای چسباندن پیوند بزرگ با تعداد زیادی کاراکتر در یک سلول، من یک لینک به یک سایت خارجی درج می کنم. این یک راه سریع و آسان برای ارائه بیشتر Sheet من است. دیدن “Pocket-lint” به جای یک آدرس وب طولانی، میز را محکم تر و تمیزتر نگه می دارد.

می توانید به درج کنید > تابع > هایپرلینک در صورت تمایل دوباره در زیر مجموعه All. اما می توانید فقط تایپ کنید =HYPERLINK(“url”،”label”). من معمولاً URL را تایپ می کنم و سپس یک برچسب مانند “Pocket-lint” اضافه می کنم تا برگه من عنوان داستان را به طور تمیز نمایش دهد و به من اجازه دهد به راحتی روی آن کلیک کنم. از آنجایی که من برای تعدادی از سایت‌های مختلف به صورت آزاد کار کرده‌ام، Sheet من دارای تعداد زیادی فروشگاه است. با برچسب گذاری هر پیوند، می توانم آنها را بر اساس نام سایت مرتب کنم نه اینکه سعی کنم بر اساس URL کامل مرتب کنم.

چیزها را توسط برش دهنده فیلتر کنید

به سرعت از مجموعه داده های عظیم عبور کنید

اعتبار: Google / Pocket-lint

من در طول سال ها داده های زیادی جمع آوری کرده ام. به عنوان یک فریلنسر، من باید تمام امور مالی خود را برای پرداخت مالیات های سه ماهه پیگیری کنم (بدیهی است که به هر حال همه چیز را پیگیری می کنم، اما به ویژه برای فصل مالیات مهم است). به همین دلیل، من مجموعه داده های بسیار بزرگی در Google Sheets دارم. یکی از ویژگی‌هایی که به من کمک کرد سریع‌تر از طریق آنها حرکت کنم Slicer است.

Slicer می تواند داده ها را تجزیه و تحلیل کند و فیلترهای رایج را پیدا کند. بنابراین، من مجبور نیستم به فیلترهای از پیش تعیین شده ای که Sheets دارد بچسبم. در عوض، از داده‌های واقعی در برگه شما استخراج می‌کند تا گزینه‌های فیلتر مربوطه را ارائه دهد. برای درج یک Slicer، ابتدا باید تعدادی داده را انتخاب کنید — من معمولاً فقط ضربه می زنم Command + A برای انتخاب همه چیز

سپس، در داده ها منوی کشویی، می‌توانید روی Add a Slicer کلیک کنید. سپس به شما این امکان را می‌دهد که مناطق داده‌ای خاص را در منطقه بزرگ‌تر خود انتخاب کنید تا آن را برش دهید و آنچه را که می‌خواهید فیلتر کنید انتخاب کنید. این کمک بزرگی برای به حداقل رساندن زمانی است که صرف انجام Control + F برای پیدا کردن چیزها می کنم.

فرمول هایی را برای افزودن به آنها نشان دهید

این یک ترجیح شخصی است

اعتبار: Google / Pocket-lint

از آنجایی که من اغلب داده‌های کاربرگ‌های خود را تغییر می‌دهم و اغلب نیاز دارم که سلول‌ها و ستون‌هایی را که توابع من ارجاع می‌دهند تنظیم کنم، دوست دارم از نمای نمایش فرمول‌ها استفاده کنم. قبل از ایجاد هر گونه تغییر، روی آن ضربه می زنم مشاهده کنید منوی کشویی و کلیک کنید نمایش فرمول ها. اعداد موجود در سلول ها را برای نشان دادن فرمول به جای نتیجه تغییر می دهد.

برای مثال، اگر بخواهم چند سلول دیگر را به مجموع در حال اجرا در بودجه خود اضافه کنم، روی Show Formulas کلیک می کنم و سپس محدوده سلول را مستقیماً تنظیم می کنم. به این ترتیب، من مجبور نیستم داخل سلول کلیک کنم، سپس به نوار بالا رفته و تغییر سلول ها را به صورت دستی تایپ کرده و Return را روی صفحه کلیدم فشار دهم. به این ترتیب، پیگیری فرمول‌های من بسیار آسان‌تر است – زیرا Sheets داده‌های موجود در فرمولی را که من در حال ویرایش آن هستم برجسته می‌کند.

انجام این کار برای همه ضروری نیست، اما من آن را دوست دارم زیرا می توانم به سرعت وارد سلول های جدید شوم و با آن کار را تمام کنم.